Confidentialité & protection des données

SignCloud regroupe des services de signature électronique, de vérification d'identité et de preuve d'e-mail. Cette notice explique quelles données sont traitées lorsque vous utilisez les services, et pour quelles finalités.

Responsable de traitement

Pour les données de votre compte client, le responsable de traitement est ORIANA SYSTEMS, exploitant les services sous la marque SignCloud, 254 Rue Vendôme, 69003 Lyon, FR. Contact : contact@signcloud.fr. Pour les documents que vous envoyez à signer, les personnes que vous faites vérifier et les e-mails que vous faites sceller, vous (ou l'organisation émettrice) êtes responsable de traitement, SignCloud agissant comme sous-traitant (voir l'accord de sous-traitance).

Données traitées

• Documents. Les fichiers PDF que vous déposez pour signature sont conservés le temps nécessaire à la signature et à la conservation de la preuve.
• Signataires. Nom et coordonnées (e-mail et/ou téléphone) fournis pour l'envoi du document et l'envoi du code de vérification.
• Preuve de signature. Horodatage, adresse IP au moment de la signature, canal et destinataire du code de vérification, empreinte SHA-256 du document scellé.
• Vérification d'identité (SignCloud Identity). Images et données du titre (CNI, passeport), lecture de la puce NFC lorsqu'elle est disponible, captures de vivacité (selfie vidéo) comparées au titre. Ces vérifications reposent sur votre consentement exprès, recueilli avant la capture. Pour une vérification terminée, les copies de travail chiffrées sont effacées après confirmation du dépôt du dossier probatoire chiffré. Ce dossier peut conserver les éléments du titre et de vivacité selon la politique du coffre liée à l'abonnement ou contrôlée par le client : il ne se limite pas à l'attestation horodatée. Les sessions échouées ou expirées sont purgées par un traitement planifié après un court délai de reprise.
• Preuve d'e-mail (SignCloud Mail). Contenu des messages et pièces jointes (chiffrés au repos, AES-256), adresses expéditeur/destinataire, transcriptions de remise SMTP, événements d'ouverture ou d'accusé de réception. Le client peut purger les originaux à tout moment ; les attestations et empreintes restent vérifiables.
• Démonstration (48 h). L'e-mail, le mobile et la société fournis pour une démonstration ne servent qu'à celle-ci ; le compte de démonstration et toutes ses données sont supprimés automatiquement à l'expiration (suppression consignée au journal).

Données utilisateur Google (add-on Gmail)

Lorsque vous autorisez l'add-on SignCloud pour Gmail, l'accès aux données utilisateur Google est limité aux données et actions nécessaires aux fonctions que vous utilisez explicitement :

• l'adresse e-mail du compte Google actif, afin de relier l'add-on à un expéditeur autorisé SignCloud ;
• les métadonnées des destinataires du brouillon, afin d'ajouter l'adresse de preuve choisie ou d'orienter le message vers l'adresse de remise protégée ; SignCloud ne lit ni l'objet ni le corps du brouillon ;
• les métadonnées et pièces jointes PDF du message ouvert, uniquement lorsque vous demandez à l'add-on de préparer un PDF pour signature ;
• les libellés et réglages de filtres Gmail, uniquement pour créer et faire fonctionner le classement facultatif Preuve SignCloud.

L'add-on SignCloud pour Gmail n'utilise aucun service d'IA/ML. Les données utilisateur Google servent uniquement à fournir ou améliorer ces fonctionnalités visibles par l'utilisateur. Aucune donnée Google Workspace brute, dérivée, agrégée ou anonymisée n'est transmise à un fournisseur d'IA/ML, ni utilisée pour créer, entraîner, affiner, évaluer ou améliorer un modèle d'IA/ML. Elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour la publicité, ni utilisées pour établir une solvabilité. Les fonctions assistées par IA proposées séparément dans d'autres produits SignCloud sont isolées de l'add-on Gmail et ne reçoivent jamais de données Google Workspace. Tout accès humain est interdit, sauf demande explicite d'assistance, nécessité d'enquêter sur un incident de sécurité ou obligation légale.

L'utilisation et le transfert par SignCloud des informations reçues des API Google respectent les Règles relatives aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (« Limited Use »).

Finalités & bases légales

• Compte, abonnement et Services demandés : exécution du contrat ou mesures précontractuelles.
• Facturation et comptabilité : respect d'obligations légales.
• Sécurité, prévention de la fraude et intégrité des preuves : intérêts légitimes de ORIANA SYSTEMS et de ses clients, sans prévaloir sur les droits des personnes concernées.
• Vérification d'identité : exécution du service demandé par le client et, pour les données biométriques, consentement explicite de la personne vérifiée. Le client demeure responsable de déterminer sa propre base au titre de l'article 6 du RGPD.
• Add-on Gmail : exécution de la fonction demandée après octroi par l'utilisateur des autorisations Google correspondantes.

SignCloud ne prend aucune décision produisant des effets juridiques ou similaires sur le seul fondement d'un traitement automatisé.

Durées de conservation

• Compte client, documents et preuves : disponibles pendant l'abonnement. À sa fin, le compte passe en lecture seule et un export complet reste disponible pendant 60 jours avant purge, sous réserve d'une obligation distincte ou d'un gel juridique.
• Archives historiques : les coffres longue durée déjà contractés restent isolés jusqu'à leur échéance propre. Aucun nouveau choix 10/20/50 ans n'est proposé.
• Preuves d'identité : le dossier probatoire chiffré suit la politique du coffre applicable. Une copie temporaire de récupération pour l'attestation renforcée est détruite après son téléchargement à usage unique ou par la purge planifiée après expiration ; cela ne supprime pas le dossier probatoire conservé.
• Journaux de sécurité : peuvent suivre une politique de conservation distincte, proportionnée aux besoins de sécurité, aux obligations légales et aux gels juridiques.

Aucune donnée n'est cédée à des tiers à des fins commerciales.

Hébergement & sous-traitants

Hébergement principal en France (O2switch). Sauvegardes chiffrées hors-site : Hetzner (Union européenne) ; stockage des données sensibles : OVHcloud, Paris — hébergement qualifié SecNumCloud. Nous faisons appel à des sous-traitants pour des fonctions précises, qui n'accèdent qu'aux données nécessaires à leur mission :

• O2switch (France) — hébergement du service.
• Stripe — traitement des abonnements et paiements. Transfert possible hors UE (États-Unis), encadré par des clauses contractuelles types.
• OpenAI (API) — rédaction et analyse de contrats, et transcription audio assistées par IA, uniquement lorsque vous utilisez ces fonctions ; traitement pouvant entraîner des transferts hors de l'Union européenne.
• Sauvegardes et stockage des données sensibles — Sauvegardes chiffrées hors-site : Hetzner (Union européenne) ; stockage des données sensibles : OVHcloud, Paris — hébergement qualifié SecNumCloud.
• Chiffrement interne SignCloud et autorité d'horodatage RFC 3161 — seule l'empreinte (hash) du document est transmise à l'autorité d'horodatage : jamais le contenu ni de données personnelles.
• SignCloud SMS et passerelle e-mail — ORIANA SYSTEMS opère directement l'envoi des codes de vérification par SMS et des notifications par e-mail.

Cadre juridique

Les Services appliquent des mesures de minimisation, de limitation des finalités, de contrôle des accès et de traçabilité. SignCloud Signature prend en charge la SES et des parcours renforcés conçus pour répondre aux exigences de l'AES au sens d'eIDAS, selon les contrôles effectivement réalisés et le cas d'usage du client. Aucune signature électronique qualifiée ni aucun service de confiance qualifié n'est revendiqué.

Vos droits

Vous disposez, lorsque les conditions sont réunies, de droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et à la portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment sans remettre en cause les traitements antérieurs. Pour les données de compte, exercez-les auprès de contact@signcloud.fr ; pour un document reçu à signer, adressez-vous à l'organisation émettrice. Une réponse est apportée dans les délais du RGPD, sous réserve d'une vérification d'identité proportionnée. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Suppression du compte

Le parcours de suppression définitive d'un compte client SignCloud et des données associées est décrit sur la page dédiée à la suppression du compte. Les éléments soumis à une obligation légale de conservation ou à un gel juridique ne sont conservés que pour la durée et la finalité applicables.

Version 2.4 — mise à jour le 17 septembre 2026. Éditeur : ORIANA SYSTEMS · SIRET : 10959159400014 · TVA intracommunautaire : FR58108748526. Voir les mentions légales.